Struktura działu HR jak ją zbudować, żeby nie zwariować? Cz. I – BUDOWANIE STRUKTURY HR w 8 KROKACH

Modele budowania struktur działów HR układają się w continuum. Na jednym końcu osi znajdziemy firmy, gdzie HR jest maksymalnie związany z biznesem, a jego pracownicy przed podjęciem roli personalnej zdobywali doświadczenie w innych obszarach organizacji. W zupełnej opozycji będziemy mieć działy HR, w których zatrudnia się osoby bez konieczności doświadczenia biznesowego, ale z wymogiem humanistycznego podejścia i ukończenia studiów psychologicznych, kierunków ZZL bądź pokrewnych. Żadna skrajność nie jest idealna. Najskuteczniejsza są rozwiązania, które łączą to, co najlepsze dla realizacji celów biznesowych konkretnej firmy. Dlatego każdy dyrektor HR wybiera spośród dostępnych rozwiązań takie, które jest najwłaściwsze z jego punktu widzenia wierząc, że najlepiej wpisze się w kulturę organizacyjną i potrzeby biznesowe. Co brać pod uwagę budując bądź restrukturyzując dział HR? Oto pierwsza część mojej odpowiedzi na to pytanie.

1.     ZASTANÓW SIĘ, JAKIE SĄ CELE DZIAŁU HR W ŚWIETLE STRATEGII CAŁEJ FIRMY?

Budowanie każdej struktury organizacyjnej powinno zacząć się od zaplanowania strategii i wynikających z niej celów dla konkretnego działu. Jeśli budując strukturę działu HR nie odniesiesz jej do wizji, misji i strategii firmy, zespół HR nie będzie w stanie odpowiedzieć na realne potrzeby organizacji. Musisz więc zdecydować, w jaki sposób, jakimi działaniami i procesami dział HR ma wspierać inne działy? Jaki nadrzędny cel ma realizować? Jaka ma być strategia, wizja i misja działu HR w świetle całej organizacji?

2.     SPRECYZUJ CELE, JAKIE STOJĄ PRZED TWOIM DZIAŁEM HR

Kiedy już wiesz, jakie są oczekiwania biznesu, masz je punkt po punkcie spisane, zamień każde z nich na konkretne cele. Im bardziej konkretne, tym lepiej. Cele te mogą być długofalowe, ale bardzo ważne jest, żeby nie zapomnieć także o tych krótkoterminowych. Zwykle cele długofalowe wpisane są w strategię działu i obejmują okres od trzech do pięciu lat, natomiast cele krótkoterminowe w przypadku działów personalnych (ale nie tylko) zamykają się w obrębie dwunastu miesięcy.

3.     NADAJ MIERNIKI CELOM DZIAŁU

Bez względu na to, ile celów stoi przed twoim działem HR i jak one brzmią, każdy z nich powinien mieć bardzo dobrze dobrane mierniki, czyli tak zwane KPI (Key Performance Indicators). Dobrze dobrane mierniki uwzględniają zarówno elementy jakościowe jak i ilościowe. Jeden cel powinien mieć kilka mierników (jeśli to możliwe). Najprostszą i najbardziej znaną zasadą rzetelnego budowania mierników jest zasada SMART.

4.     PODZIEL NA OBSZARY ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI TWOJEGO DZIAŁU HR

Dopiero po sprecyzowaniu oczekiwań biznesowych względem HR można zastanawiać się nad obszarami, za które odpowiedzialność powinien ponosić dział personalny. Aby móc zorientować się, jakie zakresy chcemy pokryć naszym działem HR, trzeba mieć wiedzę na temat tego, jakie w ogóle zadania może realizować dział personalny. Różne obszary odpowiedzialności HR będą opisane w dwu kolejnych częściach tego artykułu. Warto pamiętać, że na podział obowiązków można patrzeć z perspektywy procesów, za które odpowiada HR bądź obszarów odpowiedzialności. Ważne jest jednak, aby efekt działań jak najsprawniej docierał do odbiorcy usług HRowych w firmie (nie zapominajmy, ze dział personalny należy do działów wspierających biznes, a jego klientami są zawsze pracownicy organizacji!).

5.     NARYSUJ STRUKTURĘ DZIAŁU HR UWZGLĘDNIAJĄC W NIEJ ZAKRESY ODPOWIEDZIALNOŚCI POSZCZEGÓLNYCH STANOWISK

Kolejny krok dotyczy podejmowania decyzji, ile stanowisk (etatów) powinien liczyć dział HR. Które obszary są na tyle rozlegle, że potrzebują więcej niż jednej osoby? Gdzie będą wąskie gardła? Jakie odpowiedzialności i zakresy obowiązków są kluczowe dla zrealizowania celów działu (zarówno tych krótko- jak i długoterminowych)? Jak powinny wyglądać zależności między stanowiskami, aby jak najsprawniej realizować HRowe procesy? Kto z kim powinien współpracować, kto do kogo raportować? Te pytania pomogą Ci narysować najbardziej optymalną strukturę działu HR.

6.     PRZYGOTUJ OPISY STANOWISK

Masz już obraz struktury? Świetnie! Czas na przygotowanie opisów stanowisk. Nie ważne, czy będziesz korzystać z metodologii wyceny stanowisk takich jak HAY, Mercer czy stworzysz własne podejście. Istotne jest, żeby kryteria były spójne i konsekwentnie odnoszone do każdego stanowiska. Ważne, żeby czytając opis stanowiska, każdy mógł się dowiedzieć i zrozumieć, za co odpowiadać ma pracownik na tej pozycji. W jakich procesach ma brać udział? Jaki jest zakres jego odpowiedzialności? Jaka decyzyjność?

7.     SPRECYZUJ PROFILE KOMPETENCYJNE DLA KAŻDEGO STANOWISKA

Skoro już wiesz, jakie zadania i odpowiedzialności będą spoczywać na barkach każdego pracownika w twoim dziale, czas zmierzyć się z oczekiwaniami kompetencyjnymi. Przy każdym stanowisku zastanów się, jakie umiejętności, wiedzę oraz doświadczenie HRowe (a może inne?) powinien mieć pracownik na tej pozycji, aby odnieść sukces. Pomyśl, jakie miękkie (interpersonalne) kompetencje powinien prezentować. To pomoże Ci sprawnie przejść przez ostatni, ósmy krok budowania struktury HR.

8.     DOBIERZ PRACOWNIKÓW NA POSZCZEGÓLNE STANOWISKA

Kiedy już zdecydowaliśmy, kogo konkretnie szukamy do naszego zespołu, przychodzi czas na obsadzenie stanowisk w strukturze. Dopiero z tą bazą danych – o zakresie obowiązków i profilu kompetencyjnym – można z pełną świadomością i odpowiedzialnością podejmować decyzje o obsadzeniu stanowisk, weryfikacji dostępnego personelu czy planowaniu rozwoju pracowników HR. Takie podejście pomoże zmniejszyć ryzyko, że nieodpowiednio dobierzesz zakres odpowiedzialności do umiejętności, motywacji i aspiracji pracownika. Dzięki temu zyskasz i utrzymasz nie tylko zaufanie, ale także zaangażowanie twoich podwładnych, tak kluczowe dla budowania przewagi konkurencyjnej firmy.

Oczywiście, to tylko przykład procesu jakim jest budowanie struktury działu HR. Powyższa propozycja uwzględnia najważniejsze elementy, które zwiększą szansę na to, że dział personalny będzie postrzegany jako kompetentny i bardzo dobrze wbudowany w strukturę całej firmy.

Uważasz ten artykuł za wartościowy? Podziel się nim z innymi HRowcami, na Facebooku, Twitterze, czy Pinterest!

Dziękuję!skanowanie0002 — kopia (2)

Image courtesy of pakorn at FreeDigitalPhotos.net

2 uwagi do wpisu “Struktura działu HR jak ją zbudować, żeby nie zwariować? Cz. I – BUDOWANIE STRUKTURY HR w 8 KROKACH

  1. Pingback: Struktura działu HR jak ją zbudować, żeby nie zwariować? Cz. III – ELEMENTY STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ HR (ciąg dalszy) | HR WISDOM KEEPER

  2. Pingback: Struktura działu HR jak ją zbudować, żeby nie zwariować? Cz. II – ELEMENTY STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ HR | HR WISDOM KEEPER

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s