W pierwszej części tego artykułu (możesz ją przeczytać >>TUTAJ<<) omówiłam 8 kroków, które pomagają zbudować profesjonalną strukturę HR. Ten, i kolejny artykuł będzie dotyczył obszarów HR, które mogą się znaleźć w strukturze. Aby zdecydować, jakie podzespoły powinna zawierać w sobie struktura działu HR, trzeba zastanowić się, jakie mamy możliwości. Jakie obszary mogą wchodzić w skład struktur HR. Poniższa lista zawiera najbardziej powszechne zakresy odpowiedzialności. (Jeśli zauważysz, że lista ta jest niekompletna, zostaw proszę komentarz pod artykułem, abym mogła uzupełnić tekst o dane, które przeoczyłam.) Przy każdym obszarze podaję przykładowe nazwy stanowisk dla danego zakresu odpowiedzialności.
Administracja kadrowa
Bez niej nie może obyć się żadna firma. Dlatego w każdej organizacji jest przynajmniej jedna osoba odpowiedzialna za kadry (bardzo rzadko, ale jednak są już firmy, które korzystają z usług outsourcingu obsługi kadrowej lub kadrowo-płacowej. Są to jednak zbyt nowe rozwiązania, obecne od niedawna, by móc jednoznacznie wnioskować o ich skuteczności). Administracja kadrowa obejmuje opiekę nad formalnym zatrudnianiem pracowników, przygotowywaniem umów, rozliczaniem urlopów, czasu pracy, wykorzystaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, kontaktami i formalnościami związanymi z ZUS, ubezpieczycielami i szeregiem innych procesów administracyjnych. Często to właśnie pracownicy kadr są też oddelegowani do kontaktów ze Związkami Zawodowymi, jeśli takie działają przy firmie. Żeby kompetentnie pracować w tym obszarze niezbędna jest przede wszystkim znajomość przepisów Kodeksu Pracy oraz zagadnień Prawa Pracy wynikających z ustaw, rozporządzeń sądu itp. Specjaliści w zakresie kadr muszą się na bieżąco szkolić w interpretacji przepisów związanych z zatrudnianiem pracowników i prowadzeniem administracji kadrowej, aby nie przeoczyć żadnej ze zmian. Oczywiście, w parze z wiedzą z obszaru prawa pracy będzie iść znajomość zasad związanych z budowaniem wewnętrznej dokumentacji firmowej na przykład Wewnątrzzakładowych Regulaminów Pracy. Bardzo często funkcja administracji kadrowej jest łączona z płacami oraz działką wynagrodzeń i benefitów. W wielu firmach do obsługi kadrowej wdrożone są specjalne programy takie jak TETA czy moduł SAP. Dlatego ważną umiejętnością jest obsługa komputera i łatwość w poznawaniu właśnie takich rozwiązań informatycznych. Mile widziana jest także biegła obsługa programu MS Excel, który niejednokrotnie jest pierwszym wsparciem informatycznym, jeśli brakuje profesjonalnych rozwiązań dla jakiegoś tematu. Osoby odpowiadające za administrację kadrową są często pierwszymi, które spotykają nowozatrudnieni pracownicy. To do zespołu kadr pracownicy przychodzą najczęściej, żeby zadawać pytania związane z obszarem HR szczególnie, jeśli w firmie nie ma osób pełniących rolę HR Biznes Partnera. Dlatego najcenniejsi na rynku pracy specjaliści kadrowi mają nie tylko wiedzę merytoryczną, ale także wysokie kompetencje interpersonalne z zakresu kontaktów międzyludzkich.
PRZYKŁADOWE STANOWISKA: Młodszy Specjalista ds. Administracji Kadrowej, Specjalista ds. Kadr i Płac, Kierownik ds. Kadr i Wynagrodzeń.
Płace
Obok administracji kadrowej drugi powszechny obszar HR. W wielu firmach płace są podpięte pod strukturę działu finansów ze względu na ich powiązanie z gospodarowaniem budżetu firmy. Płace to obszar odpowiedzialny za wszystko, co jest związane z wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom. Comiesięczne przygotowanie przelewów dla wszystkich pracowników wiąże się z ogromnym nakładem pracy. Rozliczenia pensji, zwolnień lekarskich, urlopów bezpłatnych czy macierzyńskich, naliczanie dodatków, odliczanie zobowiązań (takich jak pożyczki firmowe czy zobowiązania komornicze), coroczne przygotowywanie PITów itp. wymaga dużego skupienia, dokładności, skrupulatności i… miłości do liczb. A to tylko namiastka tego, za co odpowiadają zespoły ds. płac. W tym obszarze także wykorzystywane są specjalne programy ułatwiające pracę (np. PŁATNIK). Poza wiedzą merytoryczną, która w obszarze płac obejmuje znajomość aktualnych przepisów związanych z wynagrodzeniami pracowników oraz powiązanych z nimi przepisów instytucji takich jak ZUS, kompetencje wymagane na stanowiskach płacowych są w dużej mierze podobne do tych, jakie wymieniłam przy okazji administracji kadrowej.
PRZYKŁADOWE STANOWISKA: Specjalista ds. Płac, Specjalista ds. Kadr i Płac, Kierownik Zespołu Płac
Wynagrodzenia i benefity
Obszar wynagrodzeń obejmuje nie tylko tematykę płac. Wynagrodzenia wiążą się także ze wszystkim, co ujęte jest najczęściej w zakładowym regulaminie wynagrodzeń, czyli dokumencie wyjaśniającym nie tylko na jakich zasadach wypłacane są pensje pracownikom, ale także mówiącym o zasadach przyznawania nagród rocznych, premii kwartalnych, miesięcznych oraz innych dodatków do pensji. Benefity są najczęściej związane z wykorzystaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Oprócz tego mówimy tu o wszystkich dodatkach, jakie pracodawca zapewnia zatrudnianym osobom. Telefony komórkowe z możliwością ich wykorzystania w celach prywatnych, statusowe samochody służbowe, opieka medyczna, dofinansowania posiłków, talony i bony zakupowe itd. Eksperci w dziedzinie wynagrodzeń i benefitów są zaangażowani w tworzenie rozwiązań, które mają wzmacniać zaangażowanie pracowników za pośrednictwem wynagrodzeń i dodatków do nich. Dlatego zapraszani są do współpracy przy okazji tworzenia nowych procesów oceny i nagradzania pracowników, budowania systemów premiowych itp. Funkcja wynagrodzeń i benefitów jest jednym z tak zwanych obszarów back-office HR – czyli nie musi mieć bezpośredniego kontaktu z pracownikiem. Bardzo często odpowiedzialność za tę dziedzinę jest łączona z administracją kadrową bądź (w większych firmach) z obszarem rozwoju organizacji.
PRZYKŁADOWE STANOWISKA: Specjalista ds. Wynagrodzeń, Kierownik ds. Wynagrodzeń i Benefitów, Menedżer Zespołu ds. Wynagrodzeń
Rekrutacja i selekcja
Nie ma firmy zatrudniającej ludzi, bez obszaru rekrutacji i selekcji. W tym zakresie mówimy o wszystkich działaniach, które mają na celu pozyskanie nowych pracowników. Począwszy od współpracy z kierownikami zgłaszającymi zapotrzebowanie na nowego pracownika, sprecyzowania profilu poszukiwanego kandydata, poprzez przygotowanie ogłoszenia do mediów, zebranie CV, przeprowadzenie wywiadów telefonicznych i rozmów osobistych, aż po przeprowadzenie czy skoordynowanie Assessment Center i wybranie najlepszego spośród kandydatów. W przypadku większych firm mówimy tu także o współpracy z head hunterami i rekrut erami z zewnętrznych dostawców usług rekrutacyjnych. Bardzo cenna w tym obszarze jest znajomość narzędzi wspierających selekcję kandydatów – mam tu na myśli nie tylko narzędzia informatyczne (np. Pyton), ale także testy kompetencji, predyspozycji i osobowości. Najcenniejsi na rynku eksperci z tego obszaru są biegli w samodzielnym dobieraniu i przygotowywaniu narzędzi i zadań pomagających w rekrutacji najlepszych kandydatów. Funkcja rekrut era jest często łączona z rolą HR Biznes Partnera, a także z obszarem Employer Brandingu. Wiele osób zaczyna swoją przygodę z HR właśnie w obszarze rekrutacji pracując jako konsultanci i rekruterzy dla firm świadczących usługi rekrutacji i selekcji.
PRZYKŁADOWE STANOWISKA: Specjalista ds. rekrutacji, Rekruter, Kierownik ds. Rekrutacji i Selekcji Pracowników
Uważasz ten artykuł za wartościowy? Podziel się nim z innymi HRowcami, na Facebooku, Twitterze, czy Pinterest!
Dziękuję!
HR WISDOM KEEPER 